جملات و عبارات رایج در نوشتن نامه های رسمی و غیر رسمی انگلیسی

Writing a formal & informal letter

بخش جملات و اصطلاحات روزمره زبان انگلیسی یکی از خدمات رایگان دیگر مرجع آموزش زبان ایرانیان است که به ارائه مهمترین لغات و اصطلاحات زبان انگلیسی در قالب جملات کاربردی می پردازد. این بخش که در قالب دروس آموزشی دو زبانه فارسی- انگلیسی، مباحث اساسی و مورد نیاز زبان آموزان را ارائه می کند، پس از شروع با استقبال بسیار زیادی همراه بود و تا کنون 106 درس از این دروس بر روی سایت قرار گرفته است.  در بخش جملات روزمره زبان انگلیسی، زبان آموز خود را در موقعیت و مکان های متنوعی در نظر می گیرد و سعی در ساخت جمله می کند. روش یادگیری و تمرین، به این صورت است که زبان آموز ابتدا جملات فارسی مرتبط با موضوع را می خواند، سپس باید سعی کند تا جمله انگلیسی مورد نظر را در ذهن خود شکل دهد و پس از آن جمله ساخته شده را با جمله ای که در متن آمده مقایسه خواهد نمود. فرآیند یادگیری را از فارسی به انگلیسی تمرین کنید و جملات را صرفا از انگلیسی به فارسی ترجمه نکنید، شما باید جملات را خود بسازید تا بتوانید سریع تر مکالمه کنید. این روش سبب می شود تا زبان آموز علاوه بر افزایش دایره لغات زبان انگلیسی، مهارت لازم در زمینه ساخت جمله و مکالمه زبان انگلیسی را کسب نماید. از آنجا که تمامی این جملات از ضروری ترین و کاربردی ترین مباحث روزمره انگلیسی است، پیشنهاد می شود هر یک از دروس چندین بار تکرار شوند تا جایی که جملات به سرعت در ذهن نقش گیرد.

در این پست جملات ضروری و رایج انگلیسی در مورد نوشتن یک نامه رسمی و غیر رسمی ارائه گردیده است. عباراتی برای شروع یک نامه رسمی، اشاره به تماس های گذشته، درخواست کردن، پیشنهاد کردن، شکایت و اعتراض، عذرخواهی کردن، قیمت ها، ضمیمه اسناد، پایان دادن یک نامه و تمامی نکات لازم ارائه گردیده است.

نامه ها و مکاتبات به دو دسته تقسیم می شوند نامه های رسمی یا formalو نامه های غیر رسمی و informal. نام های غیر رسمی همانطور که از نام آن پیداست بیشتر برای مکاتبات دوستانه استفاده می شود و برای نگارش آن نیازی به اصول و قواعد لازم نیست و می توان آن را به هر نحو ممکن نگارش نمود. اما نامه های رسمی که برای مکاتبات تجاری و اداری در موضوعات کاری متفاوت نظیر سفارش کالا، استعلام، تشکر، شکایت، دعوت به همکاری و ... نگارش می شوند، نیاز به قواعد و اصولی دارند. نامه های رسمی معمولا از سه بخش Heading، Letter Bodyو Endingتشکیل می شوند. که نمونه جملات و عبارت رایج برای هر یک از این موارد در زیر ذکر شده است. لازم به ذکر است ترجمه ارائه شده صرفا جهت آشنایی با معادل آنها در فارسی بوده و برای استفاده در موقعیت ها می باشد اما در حالت کلی نمی توان این عبارت را ترجمه نمود و باید با توجه به شرایط و نوع نامه بهترین جملات را در نظر گرفت.

Salutation

سلام و تعارفات اولیه نامه

برای شروع نگارش یک نامه رسمی، اگر نام فرد را بدانیم از عبارت Dear Mr …و یا عبارت Dear Ms …استفاده می شود. اما اگر تنها جنسیت فرد را بدانیم برای آقایان از عبارات Dear sir(آقا) و Dear Sirs(آقایان) استفاده نموده و برای خانم ها از عبارت Dear Madamاستفاده خواهد شد. اگر حتی جنسیت فرد را ندانید می توانید از عبارت Dear Sir / Madamاستفاده نمایید. در فرم امریکایی نامه های اداری، بعد از کلمات از علامت (:) استفاده می شود و در فرم بریتانیایی از کاما (,) استفاده می شود.

به طور معمول می توان عبارات زیر را در خط اول یک نامه رسمی ذکر نمود.

Dear Mr Jackson,

آقای جکسون عزیز

Dear Ms White,

خانم وایت عزیز

Dear Sir / Sirs / Messrs,

آقای عزیز/ آقایان عزیز

Dear Madam,

خانم عزیز

Dear Sir or Madam,

خانم یا آقای عزیز

Dear All,

حضور محترم همه

Good Day

روز به خیر (حالت غیر رسمی تری دارد و در چند نامه اول استفاده نمی شود)

نکته: هرگز عنوان را (Mr , Ms) را پیش از نام کوچک شخص ننویسید.

Starting

آغاز نامه

برای شروع نگارش یک نامه با توجه به موقعیتی که شما در آن قرار دارید می توانید از جملات و مثال های زیر استفاده فرمایید.

We are writing to inform you that your credit card will be expire at the end of this month.

این نامه را برای شما می نویسیم تا به اطلاع برسانیم که کارت اعتباری شما در پایان این ماه منقضی خواهد شد.  

to request …

به منظور درخواست برای ....

to enquire about …

برای تحقیق در مورد ....

I am contacting you for the following reason.

بنده به دلایل زیر با شما تماس می گیرم.

I recently read/heard about your new Products and would like to know … .

اخیرا در مورد محصولات جدید شما (مطالبی) خواندم / شنیدم و تمایل دارم در مورد ... اطلاعاتی داشته باشم.

Having seen your advertisement in … , I would like to …

با مشاهده تبلیغات شما در .... تمایل دارم تا ....

I would be interested in (obtaining/receiving) …

علاقمند به دریافت ... هستم.

I received your address from …    and would like to   …

آدرس شما را از ... گرفتم و تمایل دارم ...

I am writing to tell you about …

قصد دارم به عرض شما برسانم که ...

Referring to previous contact

اشاره کردن به تماس های قبلی

Thank you for your letter of March 15 …

با تشکر از نماشه شما در 15 مارس

Thank you for contacting us.

با تشکر از اینکه با ما تماس گرفته اید.

In reply to your request …

در پاسخ به درخواست شما ...

Thank you for your letter regarding …

با تشکر از دعوت نامه شما ...

With reference to our telephone conversation yesterday …

با توجه به مکالمه تلفنی دیروز ما ...

Further to our meeting last week …

در ادامه جلسه هفته گذشته ما ...

It was a pleasure meeting you in London last month.

باعث سعادت بنده بود که شما را ماه گذشته در لندن ملاقت نمودم.

I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.

از اینکه هفته گذشته در توکیو نهار در خدمت شما بودم لذت بردم.

I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .

به منظور نکات اساسی مورد بحث در روز سه شنبه قصد دارم ...

Making Request

درخواست کردن

We would appreciate it if you would …

ممنون (قدردان) خواهیم بود اگر شما ...

I would be grateful if you could…

سپاس گذار می شوم اگر شما بتونید ...

Could you please send me . . .

می توانید لطفا برای من .... را بفرستید.

Could you possibly tell us/let us have…

امکانش هست به ما در مورد ... بگویید.

In addition, I would like to receive …

علاوه بر آن، تمایل به دریافت ...

It would be helpful if you could send us …

اگر بتوانید ... را برای ما ارسال فرمایید بسیار مفید خواهد بود.

I am interested in (obtaining/receiving…)

علاقمندم تا ...

I would appreciate your immediate attention to this matter.

از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم

Please let me know what action you propose to take.

اجازه دهید بدانیم پیشنهاد شما چه فعالیتی است.

Offering

پیشنهاد دادن

We would be happy to …

خوشحال خواهیم شد اگر ...

Would you like us to …

آیا تمایل دارید که ما ....

We are quite willing to …

ما کاملا مایل به ... هستیم.

Our company would be pleased to …

شرکت ما از ... خوشحال خواهد بود.

Giving Good News

دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات

We are pleased to announce that …

خوشحالیم که اعلام کنیم ...

I am delighted to inform you that …

خوشحالم به اطلاع شما برسانم که ...

You will be pleased to learn that …

شما خوشحال خواهید شد که بدانید ...

Giving Bad News

دادن خبر بد – عدم قبول پیشنهاد

We regret to inform you that …

متأسفانه باید به اطلاع شما برسانیم که ...

I’m afraid it would not be possible to …

متأسفم. امکان ندارد که ...

Unfortunately we cannot/we are unable to …

متأسفانه ما نمی توانیم / قادر نیستیم ...

After careful consideration we have decided (not) to …

پس از بررسی دقیق تصمیم گرفتیم که ...

Complaining

شکایت و اعتراض کردن

I am writing to express my dissatisfaction with …

برای ابراز ناراضاتی در مورد ... می نویسم.

I am writing to complain about …

برای شکایت در مورد ... می نویسم.

Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.

لطفا توجه داشته باشید که کالاهایی که ما در تاریخ ... سفارش داده ایم هنوز نرسیده است.

We regret to inform you that our order … is now considerably overdue.

متأسفانه به اطلاع می رسانیم که سفارش به طور قابل توجهی عقب افتاده است.

I would like to query the transport charges which seem unusually high.

قصد دارم در مورد هزینه های حمل و نقل سوال کنم که به نظر می رسد به طور غیرمعمولی بالا هستند.

Apologizing

عذر خواهی کردن

We are sorry for the delay in replying …

بابت تاخیر در پاسخگویی عذرخواهی می کنیم ...

I regret any inconvenience caused.

بابت هرگونه مزاحمت (ناراحتی) ایجاد شده متأسفم.

I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …

قصد برای (تأخیر/ ناراحتی) روی داده در مورد ... عذر خواهی کنم.

Once again, I apologize for any inconvenience.

بازهم برای هر گونه ناراحتی ایجاد شده عذرخواهی می کنم.

Orders

سفارشات

We are pleased to place an order with your company for …

خوشحال خواهم شد تا از شرکت شما سفارشی بدهم  ...

We would like to cancel our order...

تمایل داریم سفارش خود را لغو کنیم ...

Please confirm receipt of our order.

لطفا رسید سفارش ما را تایید فرمایید.

Your order will be processed as quickly as possible.

سفارش شما در اسرع وقت در جریان خواهد افتاد

It will take about (three) weeks to process your order.

سفارش شما در حدود سه هفته زمان خواهد برد.

We can guarantee delivery before …

می توانیم تحویل قبل از ... را تضمین (گارانتی) کنیم.

Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.

متأُسفانه این موارد دیگر در دسترس نمی باشد / موجودی آن به پایان رسیده است.

Prices

قیمت ها

Please send us your price list.

لطفا لیست قیمت خود را برای ما ارسال فرمایید.

You will find enclosed our most recent catalogue and price list.

جدیدترین کاتالوگ و لیست قیمت ما را می توانید به پیوست مشاهده نمایید.

Please note that our prices are subject to change without notice.

توجه نمایید که قیمت های ما ممکن است بدون اطلاع قبلی تغییر یابد.

We have pleasure in enclosing a detailed quotation.

ممنون خواهیم شد اگر قیمت های دقیق را پیوست فرمایید.

We can make you a firm offer of …

می توانیم به شما پیشنهاد ...

Our terms of payment are as follows :

شرایط پرداخت به صورت زیر می باشد:

Referring to Payment

اشاره به پرداخت سفارشات

Our records show that we have not yet received payment of …

گزارشات ما نشان می دهد که تاکنون پرداختی صورت نگرفته است ...

According to our records …

براساس گزاشات ما ...

Please send payment as soon as possible.

لطفا وجه را در اسرع وقت پرداخت فرمایید.

You will receive a credit note for the sum of …

خلاصه گزارشات اعتبار برای ... را دریافت خواهید نمود.

Enclosing Documents

ضمیمه کردن اسناد

I am enclosing …

... را پیوست نموده ام

Please find enclosed …

لطفا ... پیوست شده را مشاهده نمایید.

You will find enclosed …

... را در پیوست مشاهده خواهد نمود.

Closing Remarks

نکات پایانی

If we can be of any further assistance, please let us know

اگر کمک بیشتری از ما ساخته است، ما را در جریان قرار دهید.

If I can help in any way, please do not hesitate to contact me

اگر به هر طریق کمکی از ما ساخته است، برای تماس با ما تعلل نفرمایید.

If you require more information …

اگر نیاز به اطلاعت بیشتر دارید ...

For further details …

برای جزئیات بیشتر ....

Thank you for taking this into consideration

از توجه شما متشکریم

Thank you for your help.

از کمک شما سپاسگذاریم

We hope you are happy with this arrangement.

امیدوارم که از این برنامه خوشنود باشید.

We hope you can settle this matter to our satisfaction.

امیدواریم شما این موضوع را برای رضایت ما حل کنید.

Referring to Future Business

ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده

We look forward to a successful working relationship in the future

مشتاقانه در انتظار روابط کاری موفق در آینده هستیم.

We would be (very) pleased to do business with your company.

همکاری تجاری با شرکت شما باعث خوشنودی ما خواهد بود.

I would be happy to have an opportunity to work with your firm.

خوشحال خواهیم شد تا فرصتی برای کار با شرکت شما داشته باشیم.

Referring to Future Contacts

ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده

I look forward to seeing you next week

مشتقانه منتظر دیدار شما در هفته آینده هستم

Looking forward to hearing from you

منتظر خبر از شما هستم (خبر از شما)

Looking forward to receiving your comments

منتظر دریافت نظرات شما هستیم.

I look forward to meeting you on the 15^th

مشتاقانه منتظر ملاقات شما در تاریخ پانزدهم هستیم.

I would appreciate a reply at your earliest convenience.

از پاسخگویی شما در سریع ترین زمان ممکن قدردانی می کنم

An early reply would be appreciated.

از پاسخگویی سریع شما سپاسگذار خواهم بود.

Ending Business Letters

تمام کردن نامه های تجاری

این بخش همان پایان مودبانه است که تقریبا تمامی آنها در فارسی معنای ارادتمند و یا با تقدیم احترام را دارند. Endingدر آخر نامه و در گوشه سمت راست پایین درج می شود و در خط زیر آن نام شخص نویسنده و امضاء و یا مشخصات شرکت نوشته می شود. در این عبارات تنها حرف اول کلمه اول با حروف بزرگ نوشته می شود و بعد از آن حتما کاما (,) درج می گردد.

Sincerely, very Sincerely

با احترامات خالصانه

Yours sincerely, / Sincerely yours,

Yours Truly, / Truly yours,

(for all customers/clients)

ارادتمند شما

(برای تمامی مشتریان می توان از این مورد استفاده نمود)

Yours faithfully  

ارادتمند شما

(در زبان امریکایی این عبارت تقریبا منسوخ شده است و بیشتر از عبارت Sincerely استفاده می شود.

Regards, / Best regards,

(for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)

با احترام / با نهایت احترامات

(برای مشتریانی که قبلا روابط کاری با آنها داشته اید و یا شناخت دارید مناسب تر است)

Bests

با آرزوی بهترین ها (این عبارت غیر رسمی تر است)

نکته: معمولا نامه هایی که با Dear Sirو یا Dear Madamشروع می شوند با عبارت Yours faithfullyخاتمه می یابند و نامه هایی که با عباراتی نظیر Dear Peter Lewisآغاز می شوند در پایان با Your sincerelyخاتمه می یابند.

نکته: برای پایان دادن به نامه های دوستانه و غیر رسمی می توان از عبارات مختلفی نظیر See you، Yoursو ... استفاده نمود. معمولا در پایان نامه های غیر رسمی آشنایان از عبارت زیر استفاده می شود. With best whishes، With kind regards

نکته: در پایان نامه نام خود بدون ذکر عنوان Mr/ Ms/ Dr  و ... بنویسید.

نکته: در آخر امضا می کنید و اسم خودتان را نیز می نویسید؛
 

مثال:

Sincerely yours,
Signature

Ms. Sophia Jackson

نمونه یک نامه رسمی

نمونه یک نامه غیر رسمی